המדובר הוא בהליך שגרתי אך משמעותי, המשמש את פקידי רשות האוכלוסין ככלי לבירור עובדות ונתונים המוצגים במסגרת הגשת בקשה כלשהי.
 
במסגרת השימוע נעשה ניסיון להבנת הבסיס להגשת הבקשה וכן נבדקות טענות שמכוחן טוענים לאישורה של הבקשה שעל הפרק.
 
השימוע מתנהל בדרך של שיחה אישית עם המרואיין, באמצעות שאלות ותשובות, ולמרואיין ניתנת הזדמנות הוגנת להשמיע את דבריו.
כאן המקום לציין, כי בשימוע הנערך כחלק מהליך הסדרת מעמד של זר שהינו בן הזוג הנשוי או הידוע בציבור של אזרח ישראל, נשאלות לא אחת שאלות בעלות גוון אישי, אך לזוגות המנהלים יחסים כנים ונורמאליים לרב אין קושי להתמודד עימן.
 
השימוע נערך במשרדי רשות האוכלוסין, במקום ובתנאים שיש בהם כדי להבטיח שמירה מירבית על פרטיות ודיסקרטיות. למרואיין רשאי להצטרף מלווה לראיון (עו"ד או כל אדם אחר), אך אסור שזה יתערב במהלכו (כל אמירה והתערבות מתועדות).
ויובהר, באותם המקרים בהם מוגשת בקשה להסדרת מעמד של של בן הזוג הזר של אזרח ישראל, כאמור,  ייערך שימוע לכל אחד מבני הזוג בנפרד (האחד לא יוכל לשמש מלווה לרעהו).
 
השימוע חייב שייערך בשפה אותה דובר ומבין המרואיין. במידה ואין בנמצא מראיין הדובר את שפת המרואיין, יתורגם הראיון באמצעות מתורגמן מטעם הרשות.
 
כמו כן, על הרשות מוטלת חובה לערוך תיעוד של השימוע בשפה העברית, כך שיכלול את  עיקרי הנאמר בו וכן כל התרחשות חריגה מצד המרואיין או המלווה.
 
לפי בקשה בלבד, ניתן למסור העתק מטופס עריכת שימוע למרואיין, אך לא סיכומו, מסקנות וכיו"ב תרשומות פנימיות;
 
בתום הראיון המרואיין יתבקש לקרוא את התיעוד ולאשרו בחתימתו. מראויין שאינו דובר עברית או שאינו יודע לקרוא, יתורגם עבורו הראיון ולאחר מכן יתבקש לחתום עליו.